相手に誠意が伝わる!手紙の書き出し・ビジネス文書はこうする!?
取引先にビジネスレターを書く場合、
慣れていないと、どのように書いたらいいか
わかりませんよね。
かといって、マナーを知らずに書いてしまうと、
相手に対し、失礼になってしまいかねません。
そこで、今回は、ビジネスで手紙を書く時に
知っておきたいマナーや注意点をまとめました。
また、ビジネスの手紙で使える書き出し、
挨拶文や例文についても
ご紹介していきたいと思います。
手紙の書き出しマナー・ご無沙汰の場合の書き方と注意点とは!?
ではまず、長い間会っておらず、
ご無沙汰している相手に対する
手紙のマナーについてご紹介します。
ご無沙汰している相手には、
文章の書き出し、あるいは、手紙の最初の方に、
必ず「ご無沙汰しております」と書きましょう。
必ずしも文頭に書く必要はなく、
季節の挨拶に続いて「ご無沙汰しております」と
書いても大丈夫です。
ただし、ご無沙汰の理由に関しては、
長々と書かないようにするのがおすすめです。
これをくどくどと書いてしまうと、
言い訳のような文章になってしまい、
印象が悪くなります。
だからといって、
「ご無沙汰しております」だけでは
ちょっと味気ない…と感じる人も
いるかもしれませんね。
そのような場合は、
「ご無沙汰してしまい、申し訳ございません」
と書けばOKです。
ちなみに、この場合は
「申し訳ありません」ではなく、
「申し訳ございません」が正解です。
相手が取引先や目上の人である場合は、
尚更、この書き方に気を配るようにしましょう。
また、ご無沙汰している相手に、
「お久しぶりです」と書いてしまうのは
マナー違反です。
「お久しぶりです」は、自分と同等の
親しい友人・知人に対して使う表現です。
そのため、取引先や目上の相手にこれを書くと、
失礼になってしまいます。
ましてや、ビジネスレターの場合は、
フォーマルな手紙なので、
ラフな表現は避けるようにしましょう。
手紙で失礼のないように! 時候の挨拶&使える例文コレクション!?
では次に、相手に失礼にならない
時候の挨拶の例文をご紹介します。
どの季節でも使える表現は、
「ご清祥のこと、お慶び申し上げます」
というものです。
ただ、この表現をテンプレート通りに使うと、
気持ちが伝わりにくくなります。
そこで、「○○様には」と、相手の名前を
入れることをオススメします。
「貴社の皆様には」という表現も良いのですが、
できれば個人名の方がいいですね。
あえて個人名を書くことで、
相手の心に触れる温かい手紙になりますよ。
また、
「○○様におかれましては、
益々ご健勝にお過ごしのことと存じます」
という表現も、
ビジネスレターではよく使います。
更に、
「●●の季節がまた近づいて参りましたが、
いかがお過ごしでしょうか」
という表現もおすすめです。
この表現は、堅苦しくないので、
ビジネスレターに慣れていない方には、
特におすすめの表現です。
これらの挨拶に続いて、
本文を書いていく形にし、
最後は結びの文章を書きます。
ビジネスレターの結びの文章に関しても、
マナーに配慮した表現を
心掛ける必要があります。
それと同時に、相手のことを気遣う一文が
盛り込まれると、さらに良い結びとなります。
よく使う結びの文章は、
「～毎日が続いておりますので、
どうぞご自愛くださいませ」
といったものです。
「～」には、「暑い」「寒い」といったように、
手紙を出す時期の気候を入れます。
極端な暑さ・寒さではない場合、
「少し肌寒くなって参りましたので」
や
「汗ばむようになってきましたので」
と書けば大丈夫です。
そして、最後には必ず、
「今後共よろしくお願い申し上げます」
と書いて締めましょう。
ビジネスレターですから、
最後にこのひと言を入れるのは、
とても大切です。
ちなみに、よく「よろしくお願い致します」とも
言いますが、ビジネスレターでは避けましょう。
ビジネスレターは、相手に対する
最大限のリスペクトが必要になります。
そのため、敬意を示す意味で、
「よろしくお願い申し上げます」
と書きましょう。
まとめ
ビジネスレターを書く場合は、
フォーマルの手紙であることを
意識する必要があります。
そのため、相手を
「自分よりも目上の存在」
と意識して手紙を書くようにしましょう。
何よりも、相手への敬意が感じられる手紙を
書くことが大切なポイントです。
それと同時に、相手に対する
温かな気遣いも盛り込むと、
より気持ちが伝わりやすくなります。
以上のことを踏まえて、
失礼のない手紙・ビジネス文書の作成に
チャレンジされてみてください。
